El Kan Ban cómo herramienta para organizar tu vida.

Hace un año mi carrera universitaria, en la clase de gestión de cocinas, en la clase de gestión de cocinas para ser exactos, conocí la metodología Kan Ban y en qué consiste. Primeramente, captó mi atención por lo útil y fácil que es de ejecutar; y segundo, porque llegó en el momento que más lo necesitaba. Ese semestre justamente tenía varias responsabilidades de todo tipo a mi cargo y no daba abasto, se me olvidaban las cosas o las entregaba tarde; así que necesitaba una herramienta que me ayudara a organizar mi tiempo para lograr hacer todo y de la mejor manera posible. Por está razón, apenas vi la posibilidad de adaptar esta herramienta a mi vida personal no dude en llevarlo a cabo.


No soy experta en el tema de productividad o en organización, pero si soy una persona que tiene varios asuntos por cumplir de diferente tipo (pagina web, instagram, universidad, trabajo, bienestar personal, entre otras) y que encontré una herramienta que ha sido de gran utilidad en este ultimo. Así que con la esperanza de que tal vez a alguien le sea de gran ayuda como a mi, he decidido compartir un poco de qué se trata y cómo pueden crear su propio Kan Ban. No está de más decir que si desean modificar algo pueden hacerlo, dado que la idea es que lo adapten comodamente a su gusto y estilo de vida.


Antes de enseñarles cómo hacerlo, quisiera explicarles de donde surgió esta metodología, para que la conozcan más a fondo.


El Kan Ban es una metodología empleada por las empresas para garantizar una alta calidad en la gestión de los procesos. Esta consta de cuatro principios: calidad garantizada, reducción del desperdicio, mejora continua y flexibilidad.

Calidad garantizada: la metodología del Kan Ban no se enfoca mayormente en la rapidez, sino en la calidad de las tareas terminadas.


Reducción del desperdicio: Se basa en hacer estrictamente lo necesario, para minimizar el desperdicio de producto.


Mejora continua: No es solo un método de gestión, sino un sistema de mejora para el desarrollo de productos.


Flexibilidad: El poder priorizar las tareas pendientes de acuerdo con la necesidad del momento.

En este punto, me gustaría contarles según mi perspectiva cómo serían esos cuatro principios vistos desde la organización de nuestras metas.

Calidad garantizada: cuando organizamos nuestro tiempo y tenemos control sobre nuestra vida, todo fluye de mejor manera. Pensamos con mayor claridad y por lo menos en mi caso personal disminuye el nivel de estrés cuando se presentan varias tareas a la vez. Lo anterior ayuda a que estemos presentes al momento de realizar cada tarea y en consecuencia ejecutarla lo mejor posible.


Aumento de la productividad: Al saber exactamente qué deberes debemos realizar, poder identificar lo urgente e importante, y disponer un plazo para realizarlo; ayuda a que seamos más productivos con nuestro tiempo.


Mejora continua: Es una herramienta que se puede ir adaptando de acuerdo a nuestra necesidad y por esto mismo, se puede ir actualizando en el tiempo.


Flexibilidad: El poder priorizar las tareas pendientes de acuerdo con la necesidad del momento (esta la mantuve igual, dado que encaja en cualquier uso que se le de a esta herramienta).

Cómo se mencionó anteriormente, el Kan Ban es una metodología aplicada en distintos tipos de negocio (y ahora a nuestra vida personal); este sistema se adapta según el funcionamiento de cada uno. El Kan Ban, origiginalmente, en los restaurantes, está enfocado en el manejo de inventarios, para minimizar el desperdicio de productos preparados perecederos.

Este sistema consta de dos partes: el tablero y las tarjetas (que en este caso seran nuestros papeles con las tareas a realizar).

En cuanto al tablero, este está dividido en 4 filas: (backlog) donde se guardan las preparaciones; (to do) a preparar; (in progress) en proceso; y (completed) completado. Estas filas se llenan con las tarjetas Kan Ban, de acuerdo con la necesidad de las tareas a realizar. Cómo en esta ocasión no queremos hacer un Kan Ban para un restaurante, sino para organizar nuestra vida, le hice algunos cambios. Solo se necesitan tres filas: (To do) tareas por realizar; (in process) en proceso; (done) tareas terminadas.


Ahora bien, con un contexto previo, les voy a enseñar cómo crear su propio Kan Ban y cómo complementarlo con su agenda (si desean).




MATERIALES





FASE UNO


  1. Corta 3 rectángulos pequeños y 1 mediano.

  2. En el grande escribe Kan Ban, y en los otros tres "por hacer", "en proceso", "terminado".

  3. Ubica los rectángulos en ese mismo orden en la parte superior de tu tablero.









FASE DOS: divide tus actividades en colores.


Asigna a cada una de tus obligaciones o actividades que desees realizar un color. Por ejemplo, yo lo organice asi:


Rojo: Labores del hogar.

Azul: Universidad.

Verde: Blog y página web.

Amarillo: Trabajo.

Blanco: Bienestar.






FASE TRES: ¿Cómo funciona?



Al inicio de cada mes organiza las tareas que quieres y debes realizar. Escribe cada tarea en un papel pequeño (si es de la misma actividad, puedes usar ambas caras para ahorrar papel). Luego, agrupa todas las tareas según la actividad y colocalas en el corcho con el pin del color que escogiste. A su vez, ve agregando las que vayan surgiendo durante el mes.




FASE CUATRO: la agenda.


Cada domingo o lunes selecciona las tareas que quieres realizar y escribelas en tu agenda, organizandolas por fecha a lo largo de la semana. Si deseas en esta, puedes ser más especifica y plantear lo que debes hacer en esa tarea.

Cuando pases las tareas que deseas realizar del Kan Ban a tu agenda, recuerda siempre pasar el papelito a la fila de "en proceso" en tu tablero. Así mismo, cuando la termines pasalo a "terminado".

De esta manera, sabes qué falta por hacer en el mes, qué está en proceso y qué ya está terminado.





FACTORES A TENER EN CUENTA


Si hay una tarea que se repite cada semana, no deseches el papel. Guárdalo y rótalo en el tablero cada vez que sea necesario; esto con el objetivo de no desperdiciar papel.


La agenda no es indispensable, pero ayuda mucho a organizar las tareas con fechas a lo largo de la semana.


Adapta esta herramienta a tu estilo, no tomes literal lo que acabo de compartir contigo, si deseas modificar algo eres libre de hacerlo.

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2020 Creado por Camila Aris

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